Una de las secciones de Rootnet que mayores beneficios puede traer para una empresa son los workflows, estos ayudan a automatizar las tareas y el procesamiento de documentos e información, facilitando el trabajo de varios departamentos.

 

La sección Workflows de Intranet fue diseñada para definir, ejecutar y automatizar procesos varios donde las tareas, la información y los documentos se pasan de una persona a otra para la acción de acuerdo con un conjunto de reglas de procedimiento. Workflows es una importante y compleja parte de intranet ya que está conectada a diversos módulos de Intranet y CRM generando versatilidad y un valor agregado.

 

¿Cómo se crea un workflow?

 

En el módulo de administración empieza el proceso de creación de workflows, diríjase a Administración > Workflows, donde se creará primero el tipo de workflow.

 

Primero introduciremos un nombre para este tipo de Workflow, esto indica que tipo de proceso es para futura referencia, el sistema tomará las primeras tres letras del nombre del workflow para generar una etiqueta que luego identificará el workflow seguido de un número y así podremos saber cuántos workflow de un tipo tenemos en proceso. Por último, seleccionaremos el tipo de plantilla que se aplicará en el workflow y hacemos clic en "Agregar".

 

 

Más adelante es posible cambiar el nombre de un ítem haciendo clic en el título o podemos eliminarlos también.

 

¿Existe un límite de workflows?

 

En la versión actual de Rootnet es posible crear cuantos workflows sean necesarios, según los requerimientos del proyecto o de la empresa. Acá cabe destacar que pudiera haber un límite dependiendo de la licencia de Rootnet que el cliente elija.

 

En qué sección se pueden ver los workflows creados por cada persona

 

En el dashboard veremos solo workflows relacionados a nosotros, si estamos involucrados de alguna manera en algún workflow aquí es donde lo veremos. Esta sección la complementa una sección de estadísticas personales y globales.

 

Filtrado de workflows en dashboard

 

En la parte superior contamos con una herramienta de filtrado similar a la que vimos en el listado de workflow pero con menos opciones ya que manejaremos algo más personal. Podremos clasificar los workflows por:

 

1. Botón filtrar: filtrado por campos estándar.
2. Selector desplegable: filtrado por tipo de workflow
3. Selector desplegable 2: todos, fuera de tiempo, a tiempo entre otros.
4. Switch: abierto/cerrado.
5. Campo buscar: buscado con elasticsearch.

 

 

 Campos dentro de un workflow

 

Cuando una persona crea un workflow en Rootnet debe llenar varios campos de datos, con los que completa el proceso. Estos campos se crean en la segunda etapa del proceso de creación de Workflows en Administración > Workflows.

 

Esta función lo que hace es ayudar a recopilar la mayor cantidad de información posible sobre un workflow, estos serán llenados al momento de empezar un nuevo workflow y pueden ser editados posteriormente. Entre los campos disponibles tenemos:

 

  • Fecha
  • Texto
  • Números
  • Productos
  • Listas

 

El módulo de workflow en Rootnet ayudará a mantener las gestiones y procesos de los colaboradores en orden, evitando así cualquier malentendido que pueda generarse en un futuro y que todas las personas dentro del ciclo estén enteradas de los permisos, vacaciones y demás pedidos que puedan hacer los trabajadores.

 

Te recomendamos en video