El término BPM o Business Process Management existe desde hace bastante tiempo, pero se ha vuelto extremadamente popular en los últimos años, especialmente con tantas empresas que buscan una mejor manera de llevar a cabo sus tareas y procesos diarios.

Hablar sobre BPM significa tomarse el tiempo para hablar sobre la automatización de procesos y el avance tecnológico, porque de eso se trata exactamente: mejorar su negocio con las tecnologías actuales.

Hoy, analizaremos qué es BPM, los beneficios de la gestión de procesos de negocios y cómo este término está directamente relacionado con la implementación de una solución de intranet para su empresa.

Qué es Business Process Management (BPM)

Negar lo que BPM puede ser bastante complicado, ya que es un concepto que incorpora una serie de prácticas que deben realizarse de forma continua, o de lo contrario, simplemente no funcionaría.

Sin embargo, podemos definir a Business Process Management como un discípulo que se basa en la idea de modelar, automatizar y optimizar cualquier flujo de actividad comercial en particular, con el objetivo de respaldar los objetivos empresariales, los empleados y los clientes.

Ahora, cuando lo ponemos así, puede parecer confuso, así que vamos a dividirlo en algo más específico: una gestión de procesos de negocios no es más que la conjunción de actividades para optimizar los procesos de negocios y sus flujos internos.

Se define como un discípulo, porque es algo que debe hacerse constantemente para seguir mejorando. No es una metodología, ni una regla a seguir, sino algo que todas las empresas deben hacer para mejorar sus procesos internos y sus desempeños.

El objetivo de un BPM es analizar un proceso determinado de principio a fin, estudiar cómo funcionaría en diferentes escenarios, monitorear cómo se desarrolla a lo largo del tiempo y, finalmente, aplicar diferentes mejoras para obtener mejores resultados.

¿Para qué se utiliza BPM?

Como ya habrá notado, Business Process Management va de la mano con la idea de automatizar procesos. En realidad, el objetivo principal de BPM es automatizar los procesos internos de su empresa, pero lo veremos más adelante.

Dentro de una empresa, BPM se utiliza constantemente para mejorar los procesos de negocios (independientemente de cuáles sean). Lo hace ofreciéndole una visión de los múltiples pasos de los flujos de sus procesos y permitiéndole analizarlos.

A través de un BPM, las empresas pueden reducir pasos innecesarios dentro de cualquier proyecto, reducir las posibilidades de caos en los flujos de trabajo colectivos, eliminar pasos innecesarios y mejorar el aspecto general del proceso en sí.

Tenga en cuenta que el objetivo de implementar esta disciplina es buscar la mejor manera de hacer las cosas. Las empresas eligen implementar un discípulo de gestión de procesos de negocios porque aspiran a curar sus procesos tanto como sea posible, sin comprometer el resultado final.

Para resumir, BPM se utiliza como una forma de apoyar a los gerentes de proyecto y CEO para lograr un nivel máximo de productividad operativa, alcanzando mejores niveles de eficiencia.

Beneficios de implementar un sistema de gestión de procesos de negocio.

Antes mencionamos que un BPM no es realmente una metodología, sino un discípulo. E incluso cuando esto es cierto, hay sistemas de gestión de procesos empresariales que pueden ayudarnos a mejorar nuestras empresas de una u otra manera.

Ya sea a través de una Intranet, un CRM (Customer Relationship Management) o incluso un Service Desk, si le ayuda a mejorar un proceso que alguna vez fue difícil de realizar, puede considerarlo como un sistema BPM.

Dicho esto, aquí están los cuatro beneficios principales de implementar un sistema BPM bueno y confiable:

# 1: reduce gastos y incrementa la eficiencia de costos

Uno de los principales problemas que tiene la mayoría de las empresas es encontrar el punto medio entre prosperar y crecer, y lograr ahorrar suficiente dinero para mantener las cosas dentro de un presupuesto razonable.

Aquí es cuando la implementación de una herramienta de Business Process Management se convierte en una gran idea. Verá, un BPM se está enfocando directamente en curar cómo fluye su proceso, eliminando pasos o etapas innecesarios.

En otras palabras, un BPM trabaja mano a mano con un sistema de gestión de flujo de trabajo, que le permite establecer los pasos totales de un proyecto, visualizarlos y eliminar cualquier parte innecesaria.

Esto no solo hace que usted ahorre dinero, sino que también comienza a ahorrar tiempo y energía, logrando resultados mejores y más rápidos que nunca, sin comprometer la calidad del servicio / producto final.

De hecho, según un informe realizado por Comindware, la implementación de una solución BPM puede resultar en un ahorro de entre un 30% y un 50% en las tasas de costo, simplemente implementando esta solución.

# 2: Aumenta directamente la productividad del negocio.

Según un informe realizado por las tendencias de BPM, más del 96% de las empresas ya tienen algún tipo de proceso documentado para ayudarles a tener un mejor nivel de productividad.

Documentar adecuadamente cualquier tipo de proceso interno puede ayudar a su equipo a visualizar, seguir, actualizar y administrar tareas dentro de un proyecto específico de una manera mucho más organizada, que por supuesto, influye directamente en sus niveles de eficiencia y productividad.

# 3: Se adapta a lo que necesites.

Los procesos de negocios cambian constantemente para adaptarse a un mercado en constante movimiento, y las empresas deben mantenerse al día si quieren sobrevivir en el mundo de hoy. Es decir, tienen que actualizar constantemente sus procesos.

La implementación de una solución BPM le brinda a su empresa la flexibilidad que necesita, lo que le permite crear, diseñar, cambiar e implementar fácilmente sus procesos internos de acuerdo con los requisitos específicos.

Ser capaz de adaptar su proceso sobre la marcha y avisar automáticamente a todos en su equipo de trabajo sobre estos cambios es una característica inestimable que todas las empresas deberían poder tener.

# 4: Visualiza cada paso de tus procesos.

La visibilidad es un factor clave de cualquier proceso interno. Si no tiene una manera de ver qué etapas y pasos están involucrados en su proceso, qué significan y cómo mejorarlos, nunca alcanzará una mejora.

La implementación de un BPM como una Intranet con una función de flujo de trabajo le brinda una visión instantánea de cada paso de cada proyecto que pueda estar manejando. Puede visualizar cada paso, mantenerse al día con las actualizaciones y cambiar cualquier etapa que tenga que cambiar al tiempo que le informa a su equipo qué cambios se realizaron.

Cómo BPM y flujos de trabajo son las soluciones que estaba buscando

Para resumir, en la actualidad, administrar una empresa sin documentación realmente en línea de procesos vitales que intervienen en diferentes proyectos es simplemente una locura. La automatización es la respuesta que estaba buscando, y necesita comenzar a implementarla ahora mismo.

La automatización de sus flujos de trabajo es quizás la forma más rápida y efectiva de implementar una solución BPM. Podrá visualizar sus procesos internos, controlarlos a partir de cualquier paso innecesario y mejorarlos constantemente, todo en una sola plataforma.

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