Con tantas técnicas diferentes utilizadas para automatizar los procesos de negocios, es difícil mantenerse al día con las diferentes tecnologías y técnicas, especialmente cuando se trata de diferenciarlas.
Ahora, tenemos un blog anterior que habla sobre Business Process Management, qué es, cómo funciona y cómo puede ayudar a su empresa a mejorar sus procesos internos, que puede consultar aquí.
Pero hoy, vamos a hablar sobre algo que tocamos brevemente en ese blog: flujos de trabajo y automatización de procesos. Especialmente porque hay muchos conceptos erróneos acerca de la relación de estos dos términos diferentes.
¿Son los flujos de trabajo lo mismo que un BPM?
La respuesta corta y rápida es no, los flujos de trabajo y la gestión de procesos de negocios no son lo mismo, aunque son muy similares y pueden confundirse la mayor parte del tiempo.
Echemos un vistazo rápido a lo que es un BPM y lo que realmente es un flujo de trabajo para diferenciarlos. Por un lado, un BPM o Business Process Management es una disciplina que se enfoca en analizar, monitorear, adaptar y automatizar procesos con el objetivo de mejorarlos.
Un BPM se utiliza como una forma de mejorar los procesos internos de una empresa, como una forma de erradicar pasos innecesarios ahorrando tiempo y, por supuesto, ahorrando dinero y aumentando los niveles de eficiencia.
Por otro lado, los flujos de trabajo son simplemente un patrón visual de una actividad comercial específica que se usa en horas extras. Los flujos de trabajo son la forma en que las personas saben lo que tienen que hacer simplemente siguiendo los diferentes pasos o etapas de un solo proceso.
Ahora, ¿puedes ver la diferencia entre flujos de trabajo y BPM? Si aún no puede, permítanos expresarlo de esta manera: los sistemas de gestión de procesos de negocios dependen en gran medida de los flujos de trabajo para ayudar a las empresas a mejorar sus procesos internos.
Entonces, como dijimos anteriormente, los flujos de trabajo y un BPM no son lo mismo. Tienen similitudes, ya que su objetivo es ayudar a las empresas a mejorar sus procesos de existencia y automatizarlos.
La diferencia real entre BPM y flujos de trabajo
Como mencionamos en nuestro blog anterior, los sistemas de Gestión de Procesos de Negocio analizan el estado actual de una empresa, los monitorean y encuentran una manera de mejorarlos constantemente para cumplir con los requisitos y expectativas de la compañía.
Una solución BPM no es más que una práctica constante que las empresas deben seguir haciendo a lo largo del tiempo para garantizar que sus procesos estén actualizados y sean lo más eficientes posible. La forma en que los BPM hacen esto es mediante la implementación de una serie de características que van más allá de estos "sistemas", siendo los flujos de trabajo los más populares.
En pocas palabras, un sistema de gestión de procesos de negocio es:
1. Una práctica o disciplina que se enfoca en analizar los procesos centrales de una empresa
2. Una forma de cambiar y automatizar los procesos actuales de una empresa con el objetivo de mejorarlos a lo largo del tiempo.
3. Un sistema que cambia continuamente a lo largo del tiempo para garantizar un proceso siempre está evolucionando.
Si bien un BPM podría permitir a una empresa analizar sus procesos actuales, es a través de los flujos de trabajo que las organizaciones pueden ver una descripción real de sus procesos. No solo eso, a través de esta solución, pueden monitorear, editar, administrar y actualizar cada etapa y tarea de cualquier flujo de trabajo en el que estén involucrados actualmente.
Los flujos de trabajo simplemente ayudan a las empresas a alinear sus procesos actuales con sus objetivos comerciales, les ayuda a automatizar los procesos que no estaban documentados ni seguían en el pasado.
Al implementar una solución de flujo de trabajo, permite que su empresa tenga una visión más clara de los pasos individuales que se requieren para alcanzar un objetivo específico dentro de un proyecto actual. Simplemente le permite sistematizar la forma en que se llevan las tareas (y se documentan).
Básicamente, puede tomar un proceso repetitivo que una vez estuvo sin documentar, automatizarlo y tener una manera de seguir cada paso, actualizarlo o cambiarlo si es necesario, y al mismo tiempo le permite al equipo conocer los cambios que se realizaron en el flujo de trabajo.
En pocas palabras, un flujo de trabajo es:
1. Una forma de automatizar procesos de negocio actuales y repetitivos.
2. Un sistema que permite a las empresas documentar y hacer un seguimiento adecuado de sus procesos comerciales centrales.
3. Una representación visual o resumen de un proceso específico y todas las etapas o pasos dentro de él.
¿Entonces cual es mejor? ¿Flujos de trabajo o BPM's?
La verdad es que lo que uno de ustedes necesite dependerá directamente de su compañía y a dónde lo lleve. Sin embargo, si lo que busca es la automatización instantánea de los procesos internos, los flujos de trabajo pueden ser la respuesta correcta para usted.
Por supuesto, al implementar una solución de flujo de trabajo para racionalizar y automatizar sus procesos de negocios internos, ya estará implementando una de las prácticas que componen Business Process Management, por lo que en realidad, no necesariamente tiene que elegir una de las dos opciones.
Siempre y cuando busque formas de mejorar su proceso actual eliminando los pasos necesarios y manteniendo la documentación adecuada, ya está en el camino correcto.